Autore: Fabrizio Lupone

Complice il cambiamento delle abitudini nella fruizione dei servizi e delle relazioni dovute alla crisi pandemica Covid-19, oggi la maggior parte degli utenti pensa al digitale come un’opportunità per migliorare la propria qualità della vita e di conseguenza richiede che i servizi pubblici e privati, come nel caso delle utility, possano fornirgli un’esperienza d’uso digitale, più comoda, più semplice e sicura.

I servizi erogati dalle aziende e in generale dalle organizzazioni private devono essere sempre più comodi e funzionali per gli utenti che li fruiscono. Già da anni era in corso una rivoluzione digitale dei servizi e dei processi aziendali per la competitività e l’efficientamento del business delle imprese italiane, ma ora, dopo la crisi pandemica, sono gli utenti stessi a pretendere sempre più un servizio digitale completo e smart, che possa permettere di essere soddisfatti, avendo risparmiato tempo e costi personali.

Le aziende e i professionisti sono ormai sempre più abituati a generare, sottoscrivere, gestire e conservare dati e documenti in modalità informatica tramite gestionali software e servizi informatici. Per tal motivo, la competenza delle persone che nelle imprese devono saper gestire digitalmente i processi documentali deve crescere, con l’obiettivo primario di efficientare, ma comprendendo bene come rispettare i requisiti normativi legati alla gestione del documento informatico.

Sarebbe preistorico affermare che i dati e i documenti digitali delle aziende non hanno in molti contesti la necessità di garantire una rilevanza giuridica ed una efficacia probatoria in quanto vengono stampati su carta.

Sono tantissime le aziende italiane che hanno rapporti commerciali con altri partner dell’Unione Europea e cedono beni intraUE sfruttando la non imponibilità dell’operazione ai fini IVA e tutte hanno l’esigenza operativa di organizzarsi e tutelarsi nell’acquisizione delle giuste prove per la presunzione legale della non imponibilità dell’IVA, in coerenza con le disposizioni dell’art. 45-bis del Regolamento UE n. 282/2011, modificato e integrato dal Regolamento di esecuzione (UE) n. 1912 del 4 dicembre 2018.

Dal 2004 la normativa permette la digitalizzazione dei libri e registri di rilevanza tributaria in tutto il loro ciclo di vita, senza mai stamparli su carta, attivando quindi una procedura che permette l’emissione, la tenuta e la conservazione informatica in conformità alle regole tecniche vigenti in materia.

Negli ultimi anni è cresciuto l’interesse per le aziende di investire in soluzioni per la digitalizzazione dei contratti di relazione con i propri clienti, fornitori, dipendenti e in generale con i vari utenti del proprio contesto business.

Il 1° febbraio 2020 entra in vigore il nuovo obbligo normativo in base al quale tutti gli ordini d’acquisto del Servizio Sanitario Nazionale (SSN) devono essere emessi in formato elettronico e trasmessi attraverso il Nodo di Smistamento Ordini (NSO), che può essere considerato come il corrispettivo del Sistema di Interscambio (SdI) per la fatturazione elettronica.

L'ordinazione (ordini di acquisto) è il processo attraverso cui sono definiti l’oggetto e gli altri elementi della fornitura, come il prezzo, il luogo, il periodo di consegna ecc. Questo processo sarà automatizzato per gli enti del SSN e i loro fornitori e dovrà avvenire tramite il Nodo Smistamento Ordini (NSO)