Gestione Mail PEC: come renderla agile ed efficiente

Come gestire la mail PEC

Da quando ha fatto il suo ingresso nel mondo della comunicazione la posta elettronica certificata (PEC) ha letteralmente riscritto le logiche dei rapporti tra privati, imprese e Pubblica Amministrazione.

La gestione mail PEC oggi non è più solamente una valida alternativa alla comunicazione cartacea, ma anche una vera e propria necessità per accelerare qualsiasi pratica. Grazie a questo strumento le aziende possono inviare e ricevere comunicazioni con pieno valore legale, nel rispetto delle norme sulla privacy e delle indicazioni del GDPR.

Ma come fare per gestire la PEC al meglio? Quali sono le modalità e i software più indicati? Scopriamolo in questo articolo.

Casella PEC: cos’è e perché è importante

Secondo la normativa contenuta nel DPR n.68 del 11/02/2005 la PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata, è uno strumento che permette di inviare mail con valore legale.

Secondo la legislazione la PEC è del tutto equiparata ad una raccomandata con ricevuta di ritorno e, rispetto alla posta elettronica ordinaria, garantisce a chi la utilizza la certezza sia dell’invio che dell’esito della consegna (che può essere positiva, quindi consegnata, o negativa, quindi con mancata consegna).

Come richiedere la PEC

La prima cosa da comprendere per una migliore gestione della PEC è come richiederla.

Cittadini e aziende possono richiedere la PEC governativa, senza costi, che però può essere utilizzata solo per comunicare con la Pubblica Amministrazione. Per ottenere una PEC in grado di essere utilizzata anche nella corrispondenza tra privati è necessario affidarsi a uno dei numerosi gestori qualificati, che offrono un servizio a pagamento.

Gestione della mail PEC: cosa sapere

Spesso la gestione della mail PEC incontra problematiche di natura organizzativa. Gli studi legali, ad esempio, così come le aziende, si trovano frequentemente a gestire simultaneamente più account di posta elettronica, sia certificata che ordinaria. Ancora oggi molte di queste realtà si affidano ai classici strumenti di gestione, come può essere la webmail, senza però ottenere risultati soddisfacenti. I rischi possono essere diversi:

• perdere comunicazioni importanti;
• non utilizzare la casella corretta,
• non rispettare le regole della privacy e del GDPR;
• non garantire una corretta conservazione delle comunicazioni.

Per ovviare a questo problema la soluzione migliore è quella di affidarsi a software pensati per la gestione delle mail PEC.

Software per la gestione PEC: ecco TeamSystem PEC Manager

TeamSystem PEC Manager è un software pensato per gestire da un’unica piattaforma il traffico di mail ordinarie e di posta certificata. Grazie alle sue funzionalità consente alle aziende di avere un flusso di ricezione chiaro, uno smistamento corretto della posta e di conservare con sicurezza le comunicazioni in arrivo. Non solo, TeamSystem PEC Manager è stato concepito rispettando tutte le normative sulla privacy, compresa la conformità al regolamento GDPR.

Con questo software per la gestione della PEC sarà estremamente semplice e intuitivo impostare i permessi per l’invio e la ricezione, creare report personalizzati per utente e gestire invii PEC automatici e massivi. Il tutto da un’unica piattaforma facile da utilizzare e dalle numerose funzionalità.