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Firma elettronica qualificata: remota o automatica?

15.10.2019 | | Dematerializzazione e Cloud

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Che la firma elettronica porti benefici ai processi di business è dimostrato dall’uso che ne stanno facendo i professionisti e le aziende. Una soluzione di questo tipo è il primo passo per la  digitalizzazione dell’intero ciclo di vita dei documenti. Ma quali tipi di firma elettronica si possono usare per le diverse esigenze e tipologie di documenti? Ecco alcuni esempi concreti di utilizzo.

Quando usare la Firma Elettronica Qualificata Remota

La FEQ remota è una particolare procedura che prevede l’utilizzo del telefono cellulare del firmatario per sbloccare una chiave privata e apporre la firma digitale. La sottoscrizione del documento avviene attraverso l’inserimento di una password usa e getta, ricevuta mediante il cellulare nonchè digitando il PIN di firma associato al certificato qualificato.

Per lo studio commerciale, i maggiori benefici della firma elettronica qualificata remota si hanno in occasione dell’invio telematico delle dichiarazioni dei redditi. 
Con la FEQ remota, il commercialista agevola i propri clienti nella firma della dichiarazione e ha la certezza delle avvenute comunicazioni fiscali. In tal modo si accorciano anche i tempi di attesa.

In azienda, uno dei processi che la FEQ remota può migliorare è la gestione della firma delle condizioni contrattuali già condivise con un cliente. Spedire un contratto via mail per essere firmato da remoto dà la possibilità al cliente di visualizzarlo e firmarlo comodamente in ufficio o anche in mobilità, con la certezza - per il fornitore -  che a sottoscriverlo sia esattamente la persona deputata a farlo.

Quando usare la Firma Elettronica Qualificata Massiva o Automatica

Molto spesso uno studio si trova nella situazione di dover far firmare ad un cliente una serie di documenti che devono essere trasmessi telematicamente entro una precisa scadenza e conservati a norma. E spesso ci si trova in prossimità della scadenza con il cliente impossibilitato a passare in studio. La soluzione a questa situazione esiste: si chiama Firma Elettronica Qualificata Massiva.

La FEQ massiva/automatica è una particolare procedura dove non è richiesto che i documenti informatici siano presentati uno per uno al firmatario per l’apposizione della firma. I documenti non devono essere controllati singolarmente.

E' quindi molto utile al commercialista o allo studio per far sottoscrivere in automatico e velocemente documenti di rilevanza fiscale quali fatture, ddt, libri e registri, comunicazioni fiscali, ecc.
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