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La gestione del magazzino in Cloud- Guida

08.10.2020 | | Dematerializzazione e Cloud

magazzino in cloud BLOG

Una gestione del magazzino corretta ed efficiente è un'attività fondamentale per ogni attività commerciale, e richiede l'attenta valutazione di diversi aspetti. Il cuore del funzionamento di un magazzino è l'inventario, fondamentale per avere sempre una lista aggiornata di tutti i prodotti a magazzino e del loro valore.

L'inventario consiste nel conteggio fisico e nella verifica di tutti gli articoli presenti nel magazzino: alcune aziende preferiscono svolgerlo una o due volte l'anno, mentre altre preferiscono che il conteggio sia più frequente, ovvero trimestrale o mensile.

Ma la gestione del magazzino non si limita certo a questo, dato che riguarda anche attività di manutenzione, formazione del personale, gestione di trasporto e distribuzione, ricezione e spedizione di merci, acquisti, stoccaggio, contabilizzazione e produzione di documenti di trasporto, preventivi e fatture.

Questi ultimi documenti non sono necessari solo ai fini fiscali, ma costituiscono una preziosa fonte di informazioni ed uno strumento indispensabile per una efficiente gestione di magazzino.

Gli elementi fondamentali per la gestione del magazzino sono quindi:

  • Inventario, una lista aggiornata di tutti i prodotti a magazzino e del loro valore, permette di calcolare le giacenze in base delle movimentazioni, i prezzi medi di acquisto, e la rettifica delle quantità presenti a sistema sulla base delle giacenze.
  • Ordini, ovvero il controllo di tutti gli ordini di acquisto effettuati e la loro ricezione da parte del fornitori.
  • Fatture di acquisto e vendita, necessarie, oltre che per il loro valore fiscale, per tutti i conteggi e le operazioni di carico e scarico dei prodotti a magazzino, e che pertanto devono essere consultabli in qualsiasi momento.
  • Documento di trasporto o DDT: il documento previsto dalla legge per il trasporto delle merci (sostituibile solo dalla fattura accompagnatoria). Deve riportare una serie specifica di dati e, nel caso di cessione di beni, deve essere poi seguito dalla fattura entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettiva consegna della merce.

La gestione del magazzino e il monitoraggio dell’inventario sono infatti parte integrante della gestione economica e contabile dell’azienda, perché aiuta a capire il valore e i costi che si stanno affrontando.

Eppure, molte aziende, soprattutto le attività più piccole, continuano ad affidarsi a metodi “fai da te” per la gestione del loro magazzino, ad esempio utilizzando i fogli di calcolo.
Troppo spesso si sottovaluta la complessità di questo strumento, il cui uso richiede competenze specifiche e non è mai in ogni caso a prova di errore. La compilazione dei fogli di calcolo è infatti completamente manuale e e l’utilizzo ripetuto di poche formule ricorrenti può facilmente condurre ad errori, soprattutto nel momento in cui si cerca di fare pianificazione, calcolando un lotto minimo o lotto di riordino delle scorte a magazzino.

È sicuramente consigliabile affidarsi ad uno strumento di sicura affidabilità, che riduca la confusione e che snellisca e semplifichi il più possibile il flusso di lavoro. Un software gestionale, quindi, possibilmente in grado di integrare la gestione del magazzino con quella della contabilità, come ad esempio Contabilità in Cloud di TeamSystem.

Un buon software per la gestione del magazzino deve permettere di:

  • avere sempre scorte aggiornate, giacenze e riordini sotto controllo;
  • usare agevolmente i codici a barre e terminalini portatili;
  • stimare il riordino accettabile e/o fornire le informazioni per poterlo calcolare;
  • semplificare la gestione dei movimenti di carico e scarico;
  • avere uno storico dei movimenti;
  • semplificare la produzione dell’inventario;
  • gestire anche magazzini multipli (utile in caso di crescita);
  • gestire la distinta base.

Un gestionale in Cloud riserva poi ulteriori vantaggi, tra cui un notevole risparmio sull’acquisto e manutenzione di hardware e software, semplicità d’uso grazie alla sincronizzazione istantanea dei dati, controllo delle giacenze in tempo reale, sicurezza garantita da accessi selezionati ai file, gestione completa di documenti e procedimenti e fatturazione elettronica con procedure semplificate. A tutto questo, si aggiunge infine la sicurezza di avere tutti i dati archiviati al sicuro nel Cloud.

Contabilità in Cloud di TeamSystem è il software gestionale in Cloud sviluppato da TeamSystem per la contabilità e la fatturazione elettronica, pensato per supportare le PMI in tutte le attività di gestione del magazzino e per fornire tutti gli strumenti necessari per tenere sotto controllo l’attività imprenditoriale in un'unica piattaforma. Grazie alla funzionalità “Magazzino” con Contabilità in Cloud si possono infatti movimentare i prodotti in giacenza, verificare le loro disponibilità, gestire prezzi e sconti per cliente… e tanto altro.

Se vuoi scoprire come gestire il magazzino con un gestionale in Cloud, TeamSystem ha realizzato per te una pratica mini guida.

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