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Centralizzare e semplificare la gestione del business travel, senza dimenticare la sicurezza

06.09.2021 | | Risorse umane

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Viaggiare per affari è tornata ad essere una realtà. Dopo mesi di limitazioni a favore degli incontri online, ecco che finalmente le aziende tornano a far partire manager, dipendenti e collaboratori in giro per il mondo.

Il business travel, che possiamo tradurre con “viaggi d’affari”, rappresenta non solo la seconda voce di costo per le imprese, ma soprattutto la possibilità di mantenere vive le relazioni, incontrare potenziali clienti e partner, conoscere dal vivo luoghi dove avviare nuovi business, oltre che un modo per aprire la mente e portare dentro l’azienda innovazione, conoscenza, nuovi modelli e nuovi approcci.

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Perché il ruolo del travel manager è sempre più cruciale

Tutto questo comporta una serie di attività che vengono racchiuse sotto il nome di travel management, che riguarda molto più di quello che in italiano potremmo tradurre con la semplice “gestione dei viaggi d’affari”. Richiede, infatti, competenze così specifiche che sempre più aziende ricorrono a una figura importante, anzi cruciale, come quella del travel manager, al quale spettano diverse mansioni.

Tra queste:

  • redigere la travel policy aziendale e verificarne la compliance con gli standard qualitativi dell’azienda e con quelli relativi alla sicurezza;
  • valutare i costi dei viaggi di lavoro;
  • analizzare tutte le aree nelle quali è possibile risparmiare e per questo trattare con i vari attori del business travel.

E ancora:

  • creare, gestire, ottimizzare i processi aziendali, possibilmente automatizzando le varie operazioni di prenotazione, disdetta, cambi e i rimborsi delle trasferte.

Il travel manager deve poi avere l’abilità di trattare le migliori condizioni per il personale in viaggio con compagnie aeree, alberghi, servizi di autonoleggio etc.

Il suo obiettivo primario è dunque cercare di trovare l’equilibrio ideale tra la sicurezza e il comfort di chi viaggia, specie all’estero, e la riduzione dei costi per le trasferte. Il tutto nel modo più agevole possibile.

I vantaggi di una soluzione centralizzata

Di norma quando si tratta di prenotare le trasferte di lavoro, le aziende seguono due direttrici sostanziali:

  • si affidano alle agenzie di viaggio, che si occupano di tutti gli aspetti di una trasferta e che, per quel che riguarda i costi, garantiscono una fatturazione centralizzata. Spesso però le agenzie hanno costi di commissione parecchio alti e gestiscono tutto via e-mail e telefono.
  • si affidano alle piattaforme online, che permettono di fare diversi confronti e pertanto di risparmiare, sono facili e immediate da usare, ma non garantiscono un supporto immediato, una figura di riferimento stabile alla quale rivolgersi in caso di problemi a tutte le ore del giorno. Inoltre, la fatturazione non è centralizzata; può succedere, infatti, di dover prenotare l’aereo o il treno su una piattaforma e l’hotel o il ristorante su un’altra e questo, ovviamente, comporta dispersione di energie oltre che di tempo.

Ecco perché sarebbe ideale avere una soluzione che sia integrata, centralizzata e consenta allo stesso tempo e dalla stessa piattaforma di progettare e prenotare i viaggi per i propri dipendenti e collaboratori. Il tutto con un’assistenza 24 ore su 24 e 7 giorni su 7. Questo è possibile grazie a BizAway, soluzione integrata alla suite TeamSystem HR.

Di cosa parliamo? Di una piattaforma che consente al travel manager e al suo team di gestire, prenotare e tenere traccia di ogni viaggio d’affari, monitorando costantemente l’andamento. L’integrazione con la soluzione All-In-One di TeamSystem HR dà ulteriori vantaggi: tra questi, per esempio, la possibilità di centralizzare i dati del personale all’interno di una sola piattaforma. Ma non solo: permette, infatti, di avere in un unico posto tutte le fatture relative ai viaggi effettuati, il che agevola, e non poco, le operazioni di rimborso. Chi si occupa dell’amministrazione, quindi, non dovrà più occuparsi di reperire le spese relative agli spostamenti, agli hotel o alle cene, ma troverà tutto in un’unica fattura elettronica che verrà emessa settimanalmente, bisettimanalmente o mensilmente da Bizaway.

Inoltre, è possibile raggruppare profili specifici di fatturazione, registrare cambi e inserire campi aggiuntivi importanti, come il motivo del viaggio, il centro di costo, la commessa, il codice del progetto e così via. Per quel che riguarda la reportistica, è disponibile una dashboard che mostra in tempo reale il risparmio generato rispetto alle piattaforme online e alle emissioni dei propri viaggi. Inoltre, si possono filtrare le informazioni necessarie per svolgere delle analisi retrospettive e previsionali, per capire se effettivamente si sta andando nella direzione giusta.

Va da sé che tutto questo comporta anche un notevole risparmio di tempo e risorse, visto che in media per ogni trasferta di lavoro sono necessarie almeno 2 ore per portare a termine tutto il processo. Grazie a BizAway si stima una riduzione fino all’80% dei tempi di gestione. Ma c’è risparmio anche in termini di costi: BizAway, infatti, ha un costo di soli 3€ per prenotazione, indipendentemente dal tipo di viaggio, mentre con le agenzie si può arrivare fino a 20€ di costo in più per il singolo biglietto.

Garantire la sicurezza dei viaggiatori: travel risk management

Avere una piattaforma unica e centralizzata è importante anche per il controllo e la sicurezza. Grazie al modulo di travel policy si possono prevedere politiche di viaggio personalizzate in base al dipendente e alla sua destinazione. Ogni Paese, infatti, ha le sue caratteristiche peculiari che meritano un'attenta valutazione dei rischi.

Poter assicurare a chi svolge il proprio lavoro di poterlo fare al meglio e senza correre grossi rischi è fondamentale per il travel manager e in genere per l’azienda. Grazie alla piattaforma integrata e a una sezione apposita dedicata proprio al travel risk management, è possibile monitorare la posizione dei viaggiatori e implementare i protocolli di sicurezza.

Senza dimenticare, poi, che in ambito welfare gli utenti di BizAway possono gestire anche i propri viaggi personali; basti pensare a tutte le volte che un dipendente decide di restare in una località dei giorni in più o di spostarsi in un’altra destinazione per raggiungere la propria famiglia. La piattaforma consente di tenere separati i costi delle diverse tipologie di trasferte e preserva la privacy dei lavoratori.

Perché centralizzare e automatizzare sono sì delle azioni importanti, ma quello che conta sempre è garantire il benessere delle persone.

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