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Semplificare la gestione dei viaggi di lavoro

15.06.2021 | | Risorse umane

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Viaggi d’affari? Per molte aziende sono una necessità e per questo mandano i loro dipendenti in giro per il mondo. Convegni, assistenza, rapporti commerciali, sono molte le motivazioni per cui un’azienda ha l’esigenza di far viaggiare la propria forza lavoro.

La gestione di queste attività ha oggi un nome ben preciso, Travel Management, e richiede il supporto di un software gestionale in grado di amministrare con precisione ogni fase del viaggio di lavoro. Un esempio è dato dall’integrazione di BizAway e TeamSystem HR.

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Travel Management: cos’è?

Il Travel Management rappresenta l’intera gestione delle operazioni che riguardano i viaggi aziendali. Come intuibile, a capo di quest’area sempre più cruciale in molte aziende, vi è una figura chiamata Travel Manager. È lui il responsabile della gestione delle trasferte aziendali e colui che deve sapientemente destreggiarsi tra la necessità di garantire un viaggio senza problemi ai dipendenti e l’esigenza di non sostenere oneri di trasferta troppo costosi. Ecco nel dettaglio alcune delle mansioni principali di un Travel Manager:

  • Redazione e diffusione della Travel Policy Aziendale: ossia tutte le norme che regolano le trasferte aziendali;
  • Valutazione delle spese delle trasferte aziendali e conseguente analisi delle aree in cui è possibile risparmiare;
  • Mantenimento dei rapporti con le agenzie di viaggio;
  • Negoziazione di condizioni favorevoli con compagnie aeree, alberghiere, di autonoleggio e altro ancora.

Travel Management: alcuni dati

Per comprendere come il Travel Management sia sempre più importante nelle strategie di impresa, l’ideale è affidarci ad alcuni dati eloquenti. Secondo una ricerca dell’Osservatorio Business Travel in Italia, nell’anno 2019 (ovviamente l’ultimo pre-Covid, il più realistico in merito a questa analisi), si è stimata una spesa in viaggi d’affari di poco più di 25 miliardi di euro. Una cifra sensazionale che, sempre secondo la stessa fonte, va a incidere sulla percentuale media di spesa sul fatturato delle aziende del 1,3%. Dati incontrovertibili che affermano come il Business Travel sia destinato a diventare una delle colonne portanti dell’attività commerciale delle imprese.

BizAway e TeamSystem HR: la soluzione per il Travel Management

Ma come gestire al meglio il Travel Management? TeamSystem è consapevole della crescente importanza di questo settore di gestione imprenditoriale, per questo motivo ha pensato a BizAway, soluzione integrata alla suite di TeamSystem HR, in grado di supportare i Travel Manager nella gestione quotidiana e specifica dei viaggi aziendali.

BizAway consente la gestione, la prenotazione e la rendicontazione di ogni Travel Business, con la possibilità di monitorare costantemente i dati di ogni viaggio. Integrata alla soluzione All-in-One di TeamSystem HR, permette di centralizzare tutti i dati del personale in un unico punto e di fare analisi retrospettive e previsionali grazie a KPI e dashboard alimentati trasversalmente dai dati provenienti da tutti i moduli attivati all’interno della piattaforma. Compreso il modulo di Travel Management.

BizAway: la soluzione per il risparmio sui viaggi aziendali

Uno dei vantaggi principali di BizAway è quello di garantire un risparmio sulle spese di viaggio. In linea generale, i viaggi aziendali incidono anche in modo consistente sui costi delle imprese e sono la seconda voce di costo più ingente. Secondo una ricerca interna formulata analizzando le voci di costo di 115 aziende clienti, BizAway è riuscita a garantire un risparmio alle aziende del 10% sulle spese di Business Travel. I motivi? Eccoli nel dettaglio:

  • Risparmio sulle tariffe: sfruttando un’integrazione diretta con decine di fornitori e aggregatori, BizAway compara in tempo reale le tariffe disponibili e propone al cliente finale il prezzo migliore;
  • Risparmio sulle fee di agenzia: le TMC e le agenzie di viaggio tradizionali addebitano solitamente fee più alte su ogni prenotazione, arrivando anche a 20€ a biglietto. BizAway, invece, consente un costo di licenza di soli 3€ a prenotazione, indifferentemente dal tipo di viaggio e dal numero di viaggiatori;
  • Risparmio di ore-lavoro: per ogni trasferta è stato calcolato un impiego medio di 2 ore per prenotare, redigere la nota spese e la richiesta di rimborso. Con BizAway tutti i processi sono automatizzati e consentono di ridurre i tempi di gestione fino all’80%.

 

TeamSystem è da sempre al fianco delle aziende e degli studi nei processi di innovazione digitale. Tutte le nostre soluzioni sono finanziabili e attraverso una partnership con SIDA Group, società di consulenza finanziaria, supportiamo i nostri clienti nei processi di richiesta di questi contributi.

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