Come la dematerializzazione dei documenti sta cambiando il mondo del lavoro

Perché la dematerializzazione dei documenti sta prendendo sempre più piede nelle aziende?

Semplice, perché la vita d’ufficio e la burocrazia prevedono un grosso dispendio di denaro destinato proprio alla produzione di documenti cartacei.

Ormai firmare, vidimare, fotocopiare, archiviare o spedire, sono azioni che portano via tempo e risorse utili ad altre mansioni e non solo. Molto importante è anche la percentuale relativa agli errori commessi in fase di redazione di un documento analogico. Allora cosa è meglio fare?

La dematerializzazione dei documenti cartacei è la risposta utile alla nostra domanda, possibile grazie a specifici software pensati per la trasformazione digitale.

Cos’è la dematerializzazione dei documenti

Quando si parla di dematerializzazione si intende un processo utile a convertire un documento dal formato cartaceo a quello digitale. È un processo di innovazione tecnologica in grado di rendere disponibile su qualsiasi mezzo informatico, tutto ciò che è utile per lo svolgimento del normale lavoro d’ufficio e burocratico. I vantaggi che ne derivano riguardano la maneggevolezza e la diminuzione dell’inquinamento ambientale.

La dematerializzazione è considerata come un incremento progressivo della gestione informatizzata dei documenti. Con l’avvento relativo al riconoscimento del documento informatico valido giuridicamente, la dematerializzazione non è più un processo lontano ma è ormai la realtà.

Nell’ambito dell’amministrazione digitale, il processo di dematerializzazione dei documenti ha un ruolo principale, soprattutto riguardo ai temi trattati dove una delle azioni più significative è proprio quella relativa alla riduzione della spesa pubblica, sia dal punto di vista diretto che indiretto. Questo obiettivo rientra tra quelli principali dell’Agenda Digitale Italiana.

Perché la dematerializzazione dei documenti è utile?

Il processo di dematerializzazione dei documenti cartacei, oggi, si rivela necessario nelle imprese. Molti, infatti, sono gli studi effettuati proprio sul dispendio di energie e denaro relativo alla documentazione tradizionale. In Italia ogni anno vengono stampati almeno 100 miliardi di pagine di cui una buona percentuale resta inutilizzata (quasi il 20%). Il costo complessivo di questa operazione è di circa 300 milioni di euro all’anno.

Ogni documento viene riprodotto diverse volte e il costo per documento è altissimo arrivando fino 18 euro per foglio di carta. Ciò è valido anche per l’archiviazione, che costa in termini di tempo speso ad ordinare i documenti cartacei, spazio di conservazione e costo di giacenza per tutto il tempo utile fino alla distruzione.

Ci sono anche fogli e documenti che vengono archiviati in maniera erronea e il recupero di questo genera costi altissimi, stimabili nella cifra di almeno 120 euro.

Ciò che è emerso è proprio lo spreco di tempo, denaro e risorse. La maggior parte dei documenti non viene più riutilizzato, altri vengono copiati molte volte mentre altri vengono smarriti.

Anche la forza lavoro che un’azienda dedica alle operazioni di archiviazione, stampa, spedizione e trasporto. Il 40% del tempo trascorso in azienda è dedicato proprio a questi compiti.

Questi sono i dati che hanno portato molte aziende italiani ed europee a scegliere la dematerializzazione dei documenti.

La digitalizzazione dei documenti aziendali

Ogni processo aziendale non può essere lasciato al caso. Per raggiungere un certo obiettivo, è necessario impiegare il minor numero di risorse possibili. È molto importante acquisire rapidità nei processi di digitalizzazione, senza per questo commettere errori o controindicazioni di ogni genere.

La dematerializzazione dei documenti cartacei è un processo che viene programmato con uno studio fatto su misura per le aziende. È necessario tenere d’occhio tutti gli obiettivi da raggiungere, valutare tutti gli strumenti e i metodi, i tempi di applicazione nonché le variabili tecnologiche che prevedono un cambiamento repentino.

Per poter raggiungere una dematerializzazione efficace è utile tener d’occhio i processi e la loro digitalizzazione.

In questo caso sarà molto più semplice raggiungere la riduzione dei costi, di energie e di impiego del personale addetto all’archiviazione dei documenti, come abbiamo già illustrato.

La riduzione dei costi con la dematerializzazione

Un altro aspetto importante riguarda anche la tutela dell’ambiente poiché, producendo meno carta, i costi diminuiscono e l’ambiente ne beneficia. È utile dividere i costi che vengono abbattuti in contabilizzati e non contabilizzati.

I costi contabilizzati che diminuiscono sono:

• tabulati, carta, documenti stampati diventano;
• toner e cartucce adatte alla stampa;
• buste e involucri adatti alla spedizione postale dei documenti;
• raccoglitori e faldoni adatti all’archiviazione dei documenti;
• distruzione dei documenti cartacei.

Vi sono anche costi non contabilizzati che si riferiscono alle risorse umane impiegate per questa operazione.

La situazione italiana circa la dematerializzazione

In Italia la dematerializzazione dei documenti è già una realtà da diverso tempo infatti è stata oggetto di varie iniziative legislative e regolamentari volte a promuoverne l’adozione. Vediamo alcuni esempi.

Fatturazione Elettronica: In Italia vige l’obbligo della fatturazione elettronica per tutte le transazioni commerciali Questa misura mira anche a ridurre la circolazione di fatture cartacee e a semplificare i processi amministrativi.

Archiviazione Digitale: In Italia è obbligatorio conservazione in formato digitale documenti come fatture elettroniche, contratti firmati digitalmente, i messaggi mail inviati tramite PEC – Posta Elettronica Certificata.

SPID e Firma Digitale: In Italia esiste il Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID), che consente ai cittadini di accedere ai servizi online della pubblica amministrazione utilizzando un’identità digitale unica. La firma digitale è un altro strumento importante che consente di apporre una firma elettronica legalmente valida su documenti digitali.

Agenda Digitale Italiana: L’Agenda Digitale Italiana è un piano strategico che promuove l’innovazione digitale a livello nazionale attraverso l’adozione di tecnologie digitali nei settori pubblico e privato.

Digitalizzazione delle Pubbliche Amministrazioni: L’Italia sta cercando di digitalizzare i servizi della PA per semplificare l’interazione con i cittadini.

La dematerializzazione, dunque, è realtà e non resta che adeguarsi e rimanere al passo con i tempi. Come farlo al meglio?

TeamSystem Archive: il software per la dematerializzazione

TeamSystem Archive è il software che consente alle aziende di digitalizzare l’intera attività di archiviazione e conservazione, garantendo un deciso passo verso la dematerializzazione dei documenti. Grazie a questo software è possibile velocizzare la creazione, la consultazione e l’archiviazione di ogni documento informatico, superando una volta per tutte la gestione manuale.

TeamSystem Archive consente di archiviare tutta la documentazione informatica in modo rapido e, soprattutto, secondo le normative richieste dal CAD e dall’AgID. Un supporto fondamentale per ridurre i costi, velocizzare le operazioni quotidiane e stimolare maggiore sostenibilità ambientale.